Nhân Viên Lễ Tân Thú Y đa Tài Và được đánh Giá Cao

2024 Tác giả: Daisy Haig | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 03:15

Một trong những người quan trọng nhất mà bạn sẽ gặp trong văn phòng bác sĩ thú y là nhân viên lễ tân chào đón bạn khi bạn bước qua cửa.

Điều này đặc biệt đúng đối với những bác sĩ như tôi, những người làm việc trong ngành giới thiệu thú y. Chúng tôi không đánh giá những chú chó con hoặc mèo con khỏe mạnh, cũng như chúng tôi thường không thấy lịch trình của chúng tôi chứa đầy những chuyến thăm khám sức khỏe định kỳ. Bệnh nhân của chúng tôi trước đây đã được chẩn đoán mắc một số rối loạn hoặc quá trình bệnh, cần phải giới thiệu đến cơ sở của chúng tôi để có thêm các lựa chọn chẩn đoán và / hoặc điều trị. Do đó, chủ nuôi hãy nhờ đến sự chăm sóc của các bác sĩ chuyên khoa vì thú cưng của họ đang gặp vấn đề về sức khỏe.

Khi chủ nhân băng qua lối vào bệnh viện của chúng tôi, họ tràn đầy lo lắng và sợ hãi, và cảm xúc rối loạn của họ có thể cảm nhận được ngay từ khi họ đến. Nhân viên lễ tân là người đầu tiên họ sẽ gặp và chất lượng của tương tác ban đầu này có thể tạo nên âm hưởng không chỉ cho phần còn lại của chuyến thăm đầu tiên mà còn cho tất cả các tương tác tiếp theo.

Mục tiêu của tôi là để mỗi người chủ mà tôi gặp phải cảm thấy quan trọng, được an ủi, thoải mái và như thể họ là vật nuôi duy nhất trong lịch hẹn của tôi trong ngày. Nếu nhân viên lễ tân có thể xác định chính xác bệnh nhân bằng tên (và giới tính), cử chỉ có vẻ không đáng kể này thường có ý nghĩa rất lớn đối với một phụ huynh thú cưng đang quẫn trí hy vọng dù chỉ là một cảm giác yên tâm nhỏ nhoi.

Ở nhiều bệnh viện chuyển tuyến, lễ tân cũng là người được giao nhiệm vụ trả lời tất cả các cuộc gọi đến. Họ phải làm như vậy với tối đa một lần đổ chuông, luôn lịch sự và vui vẻ, và nói bằng giọng rõ ràng với nhịp đều.

Điều này cũng đúng vào một ngày bận rộn khi họ có thể giải quyết một số nhiệm vụ khác nhau đồng thời cũng như trong một ngày chậm mà những kỳ vọng đó có thể không gây nản lòng. Nhân viên lễ tân cần phải giữ bình tĩnh trong các tình huống áp lực cao và không bao giờ để cho chủ sở hữu rằng họ không có gì ngoài mọi lúc trên thế giới để giúp người đó giải quyết các nhu cầu của họ.

Tại bệnh viện của chúng tôi, chủ sở hữu sẽ thường xuyên gọi điện và nhờ lễ tân tư vấn hơn là đặt lịch tư vấn với bác sĩ. Nhân viên lễ tân đưa ra các khuyến cáo y tế cho chủ hoặc đề xuất các phương án điều trị là không phù hợp khi chủ sở hữu đang tìm kiếm sự đảm bảo rằng có thể không mang thú cưng của họ đến để đánh giá.

Nhân viên lễ tân cần phải có khả năng hướng chủ sở hữu đến đúng người có thể trả lời đầy đủ các câu hỏi được đặt ra, nhưng cũng phải thông cảm với nhu cầu của khách hàng. Do đó, đòi hỏi một lễ tân phải thông minh, đáng tin cậy, được đào tạo bài bản về mặt y tế, nhưng cũng nhận thức sâu sắc về những hạn chế của họ và khi các giới hạn tiềm năng sắp bị vượt qua.

Tại nhiều bệnh viện, và đặc biệt là những bệnh viện được giao nhiệm vụ chăm sóc khẩn cấp / khẩn cấp, nhân viên lễ tân được yêu cầu loại bỏ những vật nuôi đang gặp tình trạng khẩn cấp / đe dọa tính mạng khỏi những vật nuôi ổn định và có thể đợi một thời gian ngắn trước khi được nhìn thấy. Điều này có thể xảy ra qua một cuộc trò chuyện qua điện thoại hoặc khi khách hàng / bệnh nhân đến mà không có hẹn trước. Họ thường cần phải xác định trong tích tắc nếu tình huống cần phải chú ý khẩn cấp, vì vậy họ cần được đào tạo cơ bản về những gì cần tìm để dễ dàng đưa ra phán đoán.

Nhân viên lễ tân thường được giao nhiệm vụ thu các khoản thanh toán và / hoặc tiền đặt cọc trên hóa đơn của vật nuôi. Họ là những người đứng đầu giải quyết vấn đề tài chính và điều này có thể dẫn đến một số “cuộc trò chuyện” nóng bỏng và các tương tác thúc đẩy cảm xúc, đặc biệt là trong những trường hợp khẩn cấp.

Có hàng tá trách nhiệm khác được đặt lên vai nhân viên lễ tân, bao gồm nộp hồ sơ, gửi fax, lên lịch các cuộc hẹn tái khám, cấp phát thuốc, sửa chữa thiết bị văn phòng và dọn dẹp. Đây thường được coi là những khía cạnh “thực tế” trong bản mô tả công việc của họ.

Ở khía cạnh ít hữu hình hơn về mặt kỹ thuật là nghĩa vụ của lễ tân đối với việc xoa dịu những khách hàng đang lo lắng hoặc giận dữ, làm việc cùng với các bác sĩ và kỹ thuật viên thiếu kiên nhẫn, đồng thời luôn hoàn hảo về mặt cảm xúc và cá nhân và luôn vui vẻ.

Nhân viên lễ tân cần có khả năng hoàn thành những công việc này ngay cả khi họ cảm thấy không phải là người đặc biệt vui vẻ hoặc nhiệt tình. Họ cần phải đối xử với từng chủ sở hữu một cách riêng biệt và tôn trọng, ngay cả khi người mà họ vừa nói chuyện qua điện thoại mắng họ vì tính giá quá cao hoặc không cung cấp cho họ lời khuyên y tế khẩn cấp.

Tôi đã đọc rằng mô tả công việc cho một nhân viên lễ tân thú y không yêu cầu kỹ năng cụ thể và không cần kinh nghiệm. Tôi cho rằng để một lễ tân thành công, họ cần phải có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, khả năng công nghệ tiên tiến và có thể làm được nhiều việc mà không cần suy nghĩ quá nhiều về nó.

Ngoài ra, chúng phải có các thuộc tính bao gồm lòng tốt, lòng trắc ẩn, sự kiên nhẫn và giống như rất nhiều người trong chúng ta trong lĩnh vực thú y, một làn da dày để có thể đối phó với những người chủ vật nuôi giận dữ và tình cảm, những người đôi khi quên lịch sự.

Tôi luôn nói rằng tôi không bao giờ có thể làm những công việc mà nhân viên lễ tân thực hiện tại bệnh viện của tôi và tôi vô cùng biết ơn khi được làm việc bên cạnh những nhân viên có năng lực và thân thiện, những người luôn tận tâm với trách nhiệm của họ.

Và tôi đánh giá rất cao khả năng của họ trong việc bảo vệ tôi khỏi nhiều công việc điển hình hàng ngày mà họ sẵn sàng đảm nhận để khiến ngày của tôi trôi chảy nhất có thể.

Tiến sĩ Joanne Intile